01. Een hecht doortimmerd personeelsbeleid met competentiemanagement

Tijdschrift: Personeel en ondernemer

Een medewerker aannemen puur omdat het klikt, het jaarlijkse beoordelingsgesprek blijft steken in goede bedoelingen en de prestaties van de veelbelovende medewerker blijven onder de maat. Nuchtere ondernemers die dagelijks weldoordachte besluiten nemen over hun producten en financiën, gaan vaak louter intuïtief te werk waar het hun medewerkers betreft. Terwijl dit menselijke kapitaal de cruciale succesfactor is voor het bedrijf.

Met competentiemanagement verkrijgt de ondernemer meer invloed op, en overzicht over zijn personeelsbestand. Resultaat: het optimaal selecteren, ontwikkelen en benutten van talent.

Competenties als basis voor het personeelsbeleid

Competentiemanagement houdt een volledig selectie-, beoordelings- en opleidingssysteem in. Centraal in dit systeem staan de competenties van de medewerkers. Een competentie kan zowel betrekking hebben op kennis, capaciteiten en vaardigheden als op attitudes en persoonlijkheidskenmerken die maken dat een medewerker succesvol de functie kan vervullen.

Bijvoorbeeld:

• Competentie: Organiseren
• Definitie: Op effectieve wijze de werkzaamheden organiseren door het stellen van prioriteiten en het zorgvuldig omgaan met de beschikbare tijd en energie. Regelmatig meten of de planning op schema ligt en zo nodig de uitvoering bijstellen teneinde deadlines te behalen.

Voor elke functie is een unieke set van competenties samen te stellen die relevant zijn, deze vormen samen een competentieprofiel. Wat is nu de meerwaarde van een competentieprofiel boven het bekende functieprofiel? In een functieprofiel wordt aangegeven wat de functie als output dient op te leveren. Van de medewerker wordt bijvoorbeeld verwacht dat hij bestaande klanten tevreden houdt, collegiaal is en een bepaalde omzet behaalt.

Door de nadruk op wat er gepresteerd dient te worden, blijft echter onderbelicht hoe de prestatie tot stand komt. Hierdoor biedt het functieprofiel weinig aanknopingspunten om medewerkers adequaat te selecteren, beoordelen en ontwikkelen.

Door de competenties van medewerkers centraal te stellen in het hele personeelsbeleid ontstaat er eenheid en helderheid. In plaats van een ‘los zand' personeelsbeleid in te zetten, maakt u gebruik van een systeem waarvan alle elementen logisch op elkaar afgestemd zijn. Resultaat: alle onderdelen versterken elkaar en er is sprake van een effectief personeelsbeleid.

Competentiemanagement in fasen

1. Selecteren

Met behulp van de STAR-methode houdt u een gestructureerd sollicitatiegesprek. STAR is een afkorting van Situatie, Taak, Acties en Resultaten. Per competentie vraagt u of de sollicitant wel eens een situatie heeft meegemaakt waarin hij/zij deze kwaliteit diende te laten zien, wat zijn taak daarin was, welke acties hij heeft ondernomen en wat het uiteindelijke resultaat was. Omdat gedrag de beste voorspeller is van gedrag, verkrijgt u op deze wijze meer betrouwbare gegevens over het functioneren van de kandidaat, dan het geval is met een ongestructureerd interview.

Tevens kunnen competenties gemeten worden binnen een assessment center. De sollicitant is deelnemer aan een rollenspel dat de praktijk van de functie zo realistisch mogelijk nabootst. Door objectieve beoordelaars wordt getoetst in hoeverre de voor de functie cruciale competenties aanwezig zijn of ontwikkeld dienen te worden. Persoonlijkheidstesten en intelligentietesten maken het beeld compleet.

2. Beoordelen

U heeft de medewerker zien functioneren in de praktijk en kunt tijdens het beoordelingsgesprek met behulp van handzame beoordelingsformulieren scores toekennen aan de competenties. Het resultaat geeft aan of de competentie zwak, matig, voldoende, goed of zeer goed ontwikkeld is. Dit beoordelingsformulier vormt de basis voor een persoonlijk ontwikkelplan (POP) en daarmee belanden we in fase 3.

3. Opleiden

In een persoonlijk ontwikkelplan staan de te ontwikkelen competenties. Per competentie wordt aangegeven hoe deze getraind gaat worden: op het werk (on the job), of via een training of coachingstraject (off the job). Om de voortgang te bewaken wordt er een deadline afgesproken: wanneer dient het leereffect bereikt te zijn?

Implementatie Competentiemanagement

Veel organisaties hebben nog koudwatervrees waar het competentiemanagement betreft. Wie zich alleen al bedenkt dat een verkeerd gekozen sollicitant de organisatie minstens 20.000.= € kost (nieuwe selectieprocedure, verspilde maandsalarissen, schade door gemaakte fouten, of verlies van klanten), zal wellicht de investering in competentiemanagement anders zien.

Auteur: drs. C.H. Spruijt, Arbeids- en organisatiepsycholoog Cruciaal Human Resource Consultants